Privacybeleid

Laatst bijgewerkt: 19 oktober 2026

Dit privacybeleid legt uit hoe Eventopia (geëxploiteerd door Laraben BV) je persoonsgegevens verzamelt, gebruikt en beschermt wanneer je ons eventmanagement-platform op eventopia.be gebruikt. Dit beleid is beschikbaar in het Nederlands, Frans, Duits en Engels.

1. Verwerkingsverantwoordelijke

Laraben BV
Zandvoordedorpstraat 149
8400 Oostende
België
KBO / BTW: BE 0756.758.069
E-mail: [email protected]

Laraben BV is de verwerkingsverantwoordelijke voor alle persoonsgegevens die via het Eventopia-platform worden verwerkt, behalve wanneer een organisator optreedt als zelfstandige verwerkingsverantwoordelijke voor het eigen event (bv. gastenlijsten, privé-eventcommunicatie, en de eigen advertentietools en mailinglijst van de organisator uit secties 6 en 8).

2. Welke gegevens we verzamelen

  • Accountgegevens: naam, e-mailadres, wachtwoord-hash, telefoonnummer (optioneel) en, als je tweestapsverificatie inschakelt, de versleutelde geheime sleutel en herstelcodes daarvan.
  • Profielgegevens: organisatie, rol (organisator, klant, provider, venue, agency), profielfoto.
  • Betaalgegevens: factuuradres, factuurdetails, metadata van betaalmethode. Kaartnummers worden nooit op onze servers opgeslagen — je geeft ze in op de betaalpagina van onze betaalprovider (Mollie, of Stripe wanneer die wordt gebruikt), die ze verwerkt (zie sectie 6).
  • Aanwezigheidsgegevens: gekochte tickets, tijdstempels van ingang/scan, check-in-status.
  • Cashless wallet / RFID-gegevens: oplaadtransacties, baraankopen, terugbetalingshistoriek, identifiers van polsbandjes.
  • Communicatiegegevens: berichten uitgewisseld tussen organisatoren, artiesten, venues en klanten via de messaging op het platform.
  • Technische gegevens: IP-adres, browsertype, apparaat-identifiers, bezochte pagina's, referrer. Je IP-adres wordt ook bewaard in onze beveiligingslogs telkens je aan- of afmeldt, en telkens een aanmeldpoging op je account mislukt (zie sectie 5).
  • Cookies: zie sectie 8.

3. Rechtsgrondslag voor verwerking

  • Contract (art. 6.1.b AVG): aanmaak van je account, verwerking van ticketbestellingen, levering van tickets, uitvoeren van cashless betalingen op events.
  • Wettelijke verplichting (art. 6.1.c): facturatie, btw-conformiteit, anti-fraudecontroles, bewaring van financiële gegevens.
  • Toestemming (art. 6.1.a): marketingcommunicatie, niet-essentiële cookies (de statistieken van eventpagina's en de marketingtools van de organisator, sectie 8), het doorgeven van je aankoop aan de advertentietools van een organisator, en je toevoegen aan de mailinglijst van een organisator (sectie 6). Je kunt je toestemming op elk moment intrekken.
  • Gerechtvaardigd belang (art. 6.1.f): platformveiligheid, preventie van misbruik en fraude, het activiteitenlogboek en de toegang door support uit sectie 5, serviceverbetering.

4. Bewaartermijnen

  • Accountgegevens: bewaard zolang je account actief is. Verwijderd binnen 90 dagen na accountsluiting, tenzij bewaring om wettelijke redenen vereist is. Bestellingen en facturen blijven ook na het verwijderen van een account bewaard voor de termijn hieronder.
  • Bestellingen, facturen en betaalregistraties: 7 jaar (Belgische boekhoudwetgeving).
  • Ticket- en scanlogs: 24 maanden na het event.
  • RFID / wallet-transacties: 24 maanden (voor hulp bij terugbetalingen en geschillen).
  • Marketing­toestemming: tot je je uitschrijft, plus 24 maanden als bewijs van toestemming.
  • Serverlogs, beveiligingsgebeurtenissen en het activiteitenlogboek (inclusief IP-adressen): 12 maanden. Daarna worden de items in het activiteitenlogboek automatisch verwijderd (zie sectie 5).
  • Statistieken van eventpagina's (bezoeken met IP-adres en browsertype; scrollen, klikken en tijd op de pagina): 12 maanden, daarna automatisch verwijderd.

5. Activiteitenlogboek en toegang door support

Om accounts en betalingen te beveiligen en problemen te kunnen onderzoeken, houdt Eventopia een activiteitenlogboek bij: wie wat deed op het platform, en wanneer. Het logboek bevat:

  • Aanmeldingen: elke aanmelding, afmelding en mislukte aanmeldpoging, met het IP-adres waarvan ze kwam. Bij een mislukte poging met een e-mailadres waarvoor geen account bestaat, bewaren we dat adres alleen gemaskeerd en gehasht.
  • Wijzigingen aan accounts, teams, events, tickettypes, kortingscodes, bestellingen, terugbetalingen, baritems, venues, klantaccounts en walletinstellingen: welke velden wijzigden, met de oude en de nieuwe waarde. Walletsaldi en de contactgegevens op bestellingen horen daar niet bij.
  • Handelingen zoals een event publiceren, terugbetalingen, tickets overdragen of opnieuw versturen, een Mollie- of Stripe-account koppelen, wijzigingen in teamleden en kosteninstellingen, toegang door support tot een account (zie hieronder), opladingen aan de kiosk, en onderhoud en updates van het platform.

Wachtwoorden, geheime sleutels voor tweestapsverificatie, toegangstokens, API-sleutels, kaartgegevens en ticketbarcodes worden nooit opgeslagen. Alles wat op een geheim lijkt, wordt vóór het opslaan vervangen door "[redacted]".

  • Waarom en op welke grond: beveiliging, fraudepreventie en support. We steunen op ons gerechtvaardigd belang (art. 6.1.f AVG) om misbruik van accounts en fraude op te sporen en te onderzoeken, en om te kunnen nagaan wat er met een bestelling, een terugbetaling of een account gebeurd is. Je kunt je tegen deze verwerking verzetten (sectie 7).
  • Wie het kan inzien: alleen de platformbeheerders van Eventopia (Laraben BV). Organisatoren, teamleden en klanten hebben geen toegang tot het activiteitenlogboek.
  • Hoe lang: items worden na 12 maanden automatisch verwijderd.
  • Als je je account verwijdert: bestaande items blijven bewaard tot hun 12 maanden om zijn, omdat ze nodig kunnen zijn om misbruik van dat account te onderzoeken. Ze worden wel gepseudonimiseerd: je naam, e-mailadres en IP-adres worden vervangen door "[deleted]". Wat er gebeurde, blijft zichtbaar; wie het deed, niet meer.

Toegang door support tot je account

Om een probleem op te lossen of een supportvraag te beantwoorden, kunnen de platformbeheerders van Eventopia je account openen en het platform zien en gebruiken zoals jij. Elke sessie wordt geregistreerd: welke beheerder, welk account, wanneer de sessie begon en eindigde, en het IP-adres en de browser van de beheerder. Alles wat tijdens de sessie gebeurt, wordt in het activiteitenlogboek gemarkeerd als uitgevoerd door een beheerder. Een sessie stopt automatisch na een beperkte tijd (momenteel 60 minuten).

Tijdens zo'n sessie kan de beheerder je wachtwoord, e-mailadres of tweestapsverificatie niet wijzigen, je account niet verwijderen, geen teamleden uitnodigen of verwijderen, en geen Mollie- of Stripe-account koppelen of beheren. De accounts van platformbeheerders zelf kunnen niet op deze manier geopend worden.

Je krijgt geen automatische melding wanneer support je account opent. Je kunt ons via [email protected] vragen of en wanneer dat gebeurd is.

6. Externe verwerkers

We delen persoonsgegevens alleen met de dienstverleners hieronder. Wie gegevens in onze opdracht verwerkt, is gebonden aan een verwerkersovereenkomst:

  • Mollie B.V. (Keizersgracht 126, 1015 CW Amsterdam, Nederland) — onze betaalprovider: verwerkt de onlinebetalingen op Eventopia, voor tickets, het opladen van cashless wallets, bar- en tafelbestellingen en de betaling van boekingen. Laraben BV int de betaling via Mollie Connect, en Mollie betaalt het deel van de organisator (of, bij een boeking, van de artiest, agency of leverancier) uit op diens gekoppelde Mollie-account. Mollie ontvangt de gegevens die nodig zijn voor de betaling (bijvoorbeeld je e-mailadres, je betaalgegevens en het bedrag) en, van wie een Mollie-account koppelt, de identiteits- en bankgegevens die Mollie vraagt. Voor fraudepreventie en zijn eigen wettelijke verplichtingen treedt Mollie op als zelfstandige verwerkingsverantwoordelijke. Privacybeleid van Mollie
  • Stripe Payments Europe, Ltd. (Ierland) — alternatieve betaalprovider, wanneer die wordt gebruikt: de platformbeheerder kan betalingen via Stripe laten verlopen in plaats van via Mollie. Stripe verwerkt dan de kaart- en onlinebetalingen; Laraben BV int de betaling via Stripe, en Stripe betaalt het deel van de organisator via Stripe Connect aan de organisator uit. Stripe ontvangt de gegevens die nodig zijn voor de betaling (bijvoorbeeld je e-mailadres, je betaalgegevens en het bedrag) en, van organisatoren die een Stripe-account koppelen, de identiteits- en bankgegevens die Stripe vraagt. Voor fraudepreventie en zijn eigen wettelijke verplichtingen treedt Stripe op als zelfstandige verwerkingsverantwoordelijke. Privacybeleid van Stripe
  • OVH SAS (Frankrijk) — hosting van onze servers en databank. Privacybeleid van OVHcloud
  • Cloudflare, Inc. (VS) — CDN, DNS en beveiliging / DDoS-bescherming. Al het verkeer naar eventopia.be loopt via Cloudflare, ook je IP-adres. Privacybeleid van Cloudflare
  • Postmark (ActiveCampaign, LLC, VS) — verzending van transactionele e-mails zoals tickets, bestelbevestigingen en wachtwoordherstel. Postmark ontvangt je naam, je e-mailadres en de inhoud van die e-mails. Privacybeleid van Postmark

Wij verkopen geen persoonsgegevens. Cloudflare en Postmark zijn Amerikaanse bedrijven en kunnen persoonsgegevens in de Verenigde Staten verwerken. Die doorgiften steunen op het EU-VS-gegevensprivacykader (Data Privacy Framework), voor een dienstverlener die daaronder gecertificeerd is, en/of op de standaardcontractbepalingen van de Europese Commissie. Ook Mollie en Stripe kunnen gegevens buiten de EER doorgeven, met de waarborgen die in hun privacybeleid staan.

In opdracht van de organisator, met je toestemming

Een organisator kan zijn eigen marketingtools aan zijn event koppelen. Voor die tools, en voor de gegevens die ze ontvangen, is de organisator zelfstandige verwerkingsverantwoordelijke. De bedrijven hieronder ontvangen alleen in deze gevallen gegevens, en alleen met je toestemming:

  • Meta Platforms Ireland Ltd. (Ierland) — de Meta-pixel van de organisator op zijn eventpagina, en de aankoop via de Meta Conversions API (sectie 8), alleen als je marketingcookies hebt toegestaan.
  • Google Ireland Ltd. (Ierland) — Google Analytics 4 van de organisator op zijn eventpagina (sectie 8), alleen als je marketingcookies hebt toegestaan.
  • TikTok Technology Ltd. (Ierland) — de TikTok-pixel van de organisator op zijn eventpagina (sectie 8), alleen als je marketingcookies hebt toegestaan.
  • Mailchimp (The Rocket Science Group LLC, een bedrijf van Intuit, VS) — je naam en e-mailadres worden alleen aan de mailinglijst van de organisator toegevoegd als je bij het afrekenen zelf het vakje voor de nieuwsbrief van de organisator aanvinkt. Je kunt je uitschrijven via de link in de e-mails van de organisator.

Zonder die toestemming ontvangt geen van deze bedrijven iets over jou van Eventopia. Deze bedrijven kunnen gegevens buiten de EER verwerken, met de waarborgen uit hun eigen privacybeleid. Voor gegevens die al in de tools van een organisator zitten, kun je ook bij de organisator terecht.

7. Jouw rechten onder de AVG

Je hebt het recht om:

  • Inzage te krijgen in de persoonsgegevens die we over je bewaren.
  • Rechtzetting van onjuiste of onvolledige gegevens.
  • Wissing ("recht om vergeten te worden") — onder voorbehoud van wettelijke bewaar­verplichtingen.
  • Beperking van de verwerking in bepaalde omstandigheden.
  • Dataportabiliteit — je gegevens ontvangen in een gestructureerd, machine­leesbaar formaat.
  • Bezwaar tegen verwerking op basis van gerechtvaardigd belang of directe marketing.
  • Toestemming intrekken op elk moment wanneer de verwerking op toestemming berust.

Om een van deze rechten uit te oefenen, mail je naar [email protected]. We antwoorden binnen 30 dagen.

8. Cookiebeleid

Hieronder staan alle cookies en alle gegevens in je browseropslag die eventopia.be gebruikt, waarvoor ze dienen en hoe lang ze blijven. Onze eigen pagina's gebruiken geen advertentiecookies. Alleen op de pagina van een event, en alleen als je marketingcookies toestaat, kunnen de advertentietools van de organisator van dat event geladen worden (zie "Marketing" hieronder).

Strikt noodzakelijk

Deze zijn nodig om de site te laten werken en te beveiligen. Daarvoor is geen toestemming nodig en je kunt ze niet uitschakelen. We gebruiken ze alleen voor dat doel.

  • eventopia-session — houdt je aangemeld en onthoudt tijdens je bezoek je winkelmandje en je bestelling. Vervalt 120 minuten na je laatste activiteit.
  • XSRF-TOKEN — beschermt formulieren tegen cross-site request forgery (CSRF). Vervalt 120 minuten na je laatste activiteit.
  • remember_web_… en remember_customer_… — alleen als je bij het aanmelden "Onthoud mij" aanvinkt: houdt je aangemeld op dit toestel. Blijft 400 dagen of tot je je afmeldt.
  • laravel_maintenance — alleen voor platformbeheerders van Eventopia: geeft hen toegang tot de site terwijl die voor onderhoud gesloten is. Vervalt na 12 uur.
  • cookie_consent — onthoudt welke optionele categorieën hieronder je hebt toegestaan (statistieken, marketing), zodat de banner niet op elke pagina opnieuw vraagt. Blijft 6 maanden.
  • __cf_bm en, als er een beveiligingscontrole verschijnt, cf_clearance — geplaatst door Cloudflare, onze beveiligings- en CDN-leverancier (sectie 6), om mensen van bots te onderscheiden en aanvallen tegen te houden. __cf_bm vervalt na 30 minuten, cf_clearance na de periode die in onze Cloudflare-instellingen staat (standaard 30 minuten). Staat er een wachtrij voor een erg drukke ticketverkoop, dan plaatst Cloudflare ook __cfwaitingroom om je plaats in de wachtrij te bewaren, zolang de wachtrij duurt.
  • Browseropslag (geen cookies: dit blijft op je toestel en wordt niet automatisch naar ons verstuurd): flux.appearance bewaart het weergavethema (tot je het wist); last_portal onthoudt welk portaal je het laatst opende via het accountmenu (tot je het wist); retry_order laat je een mislukte betaling opnieuw proberen (verdwijnt als je het tabblad sluit). Op toestellen van eventpersoneel bewaart de ticketscanner de ticketlijst en nog niet verstuurde scans (eventconnect-scanner) en een toestel-ID (scanner_device_id), zodat tickets ook zonder verbinding gecontroleerd kunnen worden. De beheerpanelen bewaren op dezelfde manier weergave-instellingen, zoals een ingeklapte zijbalk.

Alleen met je toestemming

Deze worden alleen gebruikt voor de categorie die je in de cookiebanner toestaat: met "Alles aanvaarden", of met de schakelaar van die categorie onder "Instellingen". Beide schakelaars staan uit tot je ze zelf aanzet. Weiger je, of antwoord je niet, dan wordt niets hieronder geplaatst en wordt er niets gemeten.

Statistieken

  • Statistieken van eventpagina's — op eventpagina's registreert een eigen script je bezoeken, hoe ver je scrolt, hoe lang je blijft en op welke knoppen je klikt. Elke registratie is gekoppeld aan je sessiecookie (en aan je account als je aangemeld bent) en wordt samen met je IP-adres en browsertype op onze eigen servers bewaard. Organisatoren zien de resultaten voor hun eigen events als statistieken. Er gaat niets naar andere bedrijven en het script bewaart niets in je browser.
  • referral_code (30 dagen) en utm_params (7 dagen) — onthouden via welke doorverwijs- of campagnelink je bij Eventopia terechtkwam, zodat die doorverwijzing of campagne aan je bezoek kan worden toegeschreven. Zonder je toestemming wordt dit alleen voor het huidige bezoek in de sessie bewaard en worden deze cookies niet geplaatst.

Marketing

De organisator van het event dat je bekijkt, kan je bezoek en je aankoop meten met zijn eigen advertentietools. Die laden alleen op de pagina van een event waarvan de organisator er een heeft ingesteld, nooit op andere pagina's van eventopia.be, en nooit voordat je marketing toestaat. Het zijn de tools van de organisator: hij beslist om ze te gebruiken en is er als zelfstandige verwerkingsverantwoordelijke verantwoordelijk voor, en het bedrijf achter elke tool ontvangt je bezoek rechtstreeks van je browser (sectie 6).

  • Meta-pixel (Meta Platforms Ireland Ltd.) — registreert dat je de eventpagina bekeek, voor de advertenties van de organisator op Facebook en Instagram. Plaatst _fbp (90 dagen) en, als je via een advertentie op Facebook of Instagram komt, _fbc (90 dagen).
  • Google Analytics 4 (Google Ireland Ltd.) — meet je bezoek aan de eventpagina voor de organisator. Plaatst _ga en _ga_… (2 jaar).
  • TikTok-pixel (TikTok Technology Ltd.) — registreert dat je de eventpagina bekeek, voor de advertenties van de organisator op TikTok. Plaatst _ttp (13 maanden).
  • Aankoopmeting (Meta Conversions API) — geen cookie: als je bij je bestelling marketing had toegestaan en de organisator dit gebruikt, sturen we Meta de aankoop (bedrag, tickets en een bestelreferentie) met je e-mailadres en telefoonnummer in gehashte vorm (SHA-256), zodat de organisator zijn advertenties kan meten. Zonder je toestemming voor marketing wordt er niets verstuurd.

Betaalpagina: betalingen worden afgerond op een pagina van onze betaalprovider (Mollie, of Stripe wanneer die wordt gebruikt), die daar eigen cookies plaatst voor fraudepreventie. Die vallen onder het privacybeleid van die betaalprovider.

Je kunt je keuze altijd wijzigen of intrekken via "Cookie-instellingen" onderaan onze publieke pagina's of met de knop hieronder. Na een intrekking stoppen de statistieken meteen, worden de tools van de organisator niet meer geladen en worden de doorverwijscookies bij je volgende paginabezoek verwijderd; de banner wist ook de marketingcookies hierboven. Je kunt cookies en browseropslag ook wissen in de instellingen van je browser.

9. Contact

Voor privacyvragen, inzageverzoeken of klachten:
[email protected]

10. Toezichthoudende autoriteit

Als je meent dat je privacyrechten zijn geschonden, kun je een klacht indienen bij de Belgische Gegevensbeschermingsautoriteit:

Gegevensbeschermingsautoriteit (GBA / APD)
Drukpersstraat 35, 1000 Brussel
E-mail: [email protected]
Website: gegevensbeschermingsautoriteit.be

11. Wijzigingen in dit beleid

We kunnen dit beleid van tijd tot tijd bijwerken. Materiële wijzigingen worden gecommuniceerd via e-mail of een melding op het platform. De datum "Laatst bijgewerkt" bovenaan deze pagina weerspiegelt steeds de huidige versie.

← Terug naar home